Microsoft Word Робота з шаблонами

РЕФЕРАТ

на тему:

“Microsoft Word.

Робота з шаблонами”

Огляд шаблонів

Кожний документ Microsoft Word заснований на шаблоні. Шаблон визначає основну структуру документа і містить настроювання документа, такі як елементи автотексту, шрифти, при$значення сполучень клавіш, макроси, меню, параметри сторінки, форматування і стилі.

Існує два основних види шаблонів — загальні шаблони і шаблони до$кументів. Загальні шаблони, у тому числі шаблон Normal.dot, містять настроювання, доступні для всіх документів. Шаблони документа, наприклад, шаблони записок чи факсів, у діалоговому вікні Створення документа, містять настроювання, доступні тільки для документів, заснованих на цьому шаблоні. Наприклад, при створенні записки на основі шаблону записок можуть використовуватися як настроювання шаблону записок, так і настроюван$ня загальних шаблонів. У Word мається набір шаблонів документів, і крім того, можна створювати шаблони самостійно.

Робота з глобальними шаблонами

При роботі над документ$ом, як правило, використовуються настроювання, збережені в шаблоні, приєднаному до даного документа, чи в шаблоні Normal.dot. Щоб мати можливість використовувати настроювання, що зберігаються в інших шаблонах, можна завантажити інший шаблон в якоста загального шаблону . Після завантаження шаблону елементи, збережені в цьому шаблоні, доступні в будь$-якому іншому документі до закінчення поточного сеансу роботи з Word. Після того як робота з даними настроюваннями буде закінчена, переконайтеся в тому, що шаблон вивантажений, що допомагає раціонально використовувати ресурси системи.

Надбудови, які завантажуються, і шаблони вивантажуються при завершенні роботи з Word. Щоб надбудова чи шаблон завантажувалася при кожному запуску Word, скопіюйте надбудову чи шаблон у папку автозавантаження, розміщення якої зазначене на вкладці Розташування (меню Сервіс$, команда Параметри).

Для створення нового документа слід у меню Файл вибрати команду Создать$. У діалоговому вікні, що розкрилося, (мал.1) вибрати спочатку укладку, а потім шаблон, на основі якого буде створено документ; після чого натиснути кнопку OK. Шаблони документів Microsoft Word мають розширення dot і значки на мал. 2. Звичайні документи створюються на основі шаблону Новий документ. Для створення документа на основі шаблону Новий документ можна натиснути кнопку .

Мал.1

$

Мал.2

Для створення нового стилю у вікні Стиль використовується кнопка Создать. У полі Имя вікна Создание стиля вводиться ім’я нового стилю. У переліку Стиль вибирається різновид стилю: стиль абзацу або стиль$ символу. У переліку Основан на стиле вибирається існуючий стиль, на основі якого буде створено новий. Якщо установити прапорець Добавить в шаблон, то новий стиль буде діяти не тільки в активному вікні, а й в усіх документах створених на основі цього ж шаблону. Для установлення параметрів шрифту, абзацу та ін. слід натиснути кнопку Формат і потім вибрати об’єкт форматування. Після натискання кнопки ОК новий стиль $буде створено. Якщо натиснути кнопку Применить у вікні Стиль, то новий стиль буде надано виділеному фрагменту тек$сту. Кнопка Закрить закриває вікно без надання стилю.

Для зміни існуючого стилю слід виділити його у вікні Стиль і натиснути кнопку Изменить. У вікні Изменение стиля можна вибрати нові параметри. Для видалення стилю його слід виділити та натиснути кнопку Удалить.

Створити стиль можна так$ож по зразку. Для цього необхідно виділити фрагмент тексту, що буде узятий за зразок, увести ім’я стилю у поле Стиль на панелі Форматирования та натиснути Enter. Створений стиль буде діяти тільки в активному документі.

Мал.3

Створення Web-сторінок за допомогою шаблонів

При використанні шаблону Web-сторінки Word автоматично відключає можливості, не підтримув$ані використовуваним оглядачем, надаючи, таким чином, можливість створення привабливих Web-сторінок, не піклуючись про підтримку застосовуваних параметрів форматування в Web-оглядачі. Див.

Пошук шаблонів

При виборі команди Створити в меню Файл два фактори визначають, які шаблони документів будуть доступні, і на якій вкладці буде розміщатися кожен шаблон: місце розміщення шаблона і настроювання, що визначають розміщення шаблонів користувача і загальн$их шаблонів. Щоб перевірити, де розміщені файли шаблоні$в, виберіть команду Параметри в меню Сервіс, потім перейдіть на вкладку Розташування.

Загальні шаблони. Адміністратору мережі рекомендується зберігати спільно використовувані шаблони на мережному диску в папці, зазначеної в параметрі Загальні шаблони, розташування якої зазначено на вкладці Розташування. Щоб користувачі не могли ви$падково змінити загальні шаблони, адміністратору мережі варто зробити їх доступними тільки для чи читання розмістити на сервері, доступ до якого обмежений.

Шаблони користувача. Зберігайте користувальницькі шаблони в папці Шаблони. (У Microsoft Windows 95 чи 98, папка Шаблони за замовчуванням розміщена або в папці C:папка_WindowsApplication DataMicrosoft, або в папці C:папка_WindowsProfilesІм’я_користувачаApplication $DataMicrosoft. У Microsoft Windows папка Templates за замовчуванням розміщена в папці C:папка_WindowsProfilesІм’я_користувача.) Файли шаблонів, що зберігаються в папці Шаблони, доступні в діалоговому вікні Створення документа (меню Файл$). Любою документ (файл із расширением.doc), що зберігається в папці Шаблони, також використовується як шаблон.

Шаблони, що зберігаються в папці Шаблони, відображаються на вкладці Загальні. Якщо потрібно створити користувальницькі вкладки для шаблоні$в у діалоговому вікні Створення документа, створіть нову вкладену папку в папці Шаблони і зберігайте шаблони в цій папці. Ім’я, призначене цій новій вкладеній папці, буде відображатися на новій вкладці. При збереженні шаблона Word автоматично в$ибирає папку Шаблони користувача (меню Сервіс, команда Параметри, вкладка Розташування), за замовчуванням розміщеної в папці Шаблони і папках, вкладених у цю папку. При збереженні шаблона в іншій папці, шаблон не буде відображатися в діалоговому вікні Створення документа.

Створення шаблону документа

1. Виконайте одну з наступних дій:

$

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого документа, виберіть команду Відкрити в меню Файл, а потім відкрийте потрібний документ.

Щоб створити новий шаблон на основі існуючого шаблона, виберіть команду Створити в меню Файл. Виберіть шаблон, схожий на знову створюваний, установите перемикач Створити в по$ложення Шаблон, а потім натисніть кнопку OK.

2. У меню Файл виберіть команду Зберегти як.

3. Виберіть значення Шаблон документа в поле Тип файлу. При збереженні файлу, що був створений як шаблон, цей тип файлу вибирається автоматично.

$

4. За замовчуванням у поле Папка відкривається папка Шаблони. У діалоговому вікні Створення документа цій папці відповідає вкладка Загальні. Щоб уключити даний шаблон у список на іншій вкладці, відкрийте одну з папок, вкладених$ у папку Шаблони.

5. Введіть ім’я для нового шаблона в поле Ім’я файлу, а потім натисніть кнопку Зберегти.

6. Додайте в новий шаблон текст чи малюнки, що повинні з’являтися у всіх нових документах, заснованих на цьому шаблоні, і видалите всі ті елементи, яких у документах бути не повинне.

7. Внесіть необхідні зміни в розміри полів і сторінок, визначите $орієнтацію сторінок, стилі й інші параметри форматування.

8. Натисніть кнопку Збер$егти , а потім виберіть команду Закрити в меню Файл.

Примітки

· Щоб зробити елементи списку автотексту і макроси доступними тільки для документів, заснованих на новому шаблоні, збережете їх у новому шаблоні, а не шаблоні Normal.dot.

· Якщо шаблон збережений у папці Шаблони, то в результаті вибору команди Створити в меню Файл цей шаблон з’явиться на вкладці Загальні. У системах Microsoft Windows 95 і 98 папка Шаблони за замовчуванням розташовується або в папці C:$Папка_WindowsApplication DataMicrosoft, або в папці C:Папка_WindowsProfilesІм’я_$користувачаApplication DataMicrosoft. У системі Microsoft Windows папка Шаблони за замовчуванням розташована в папці C:Папка_WindowsProfilesІм’я_користувача. Щоб створити користувальницькі вкладки із шаблонами в діалоговому вікні Створення документа, створіть нову підпапку в папці Шаблони, а потім збережете в новій підпапці потрібні шаблони. Ім’я цієї підпапки буде привла$снено новій вкладці.

Зміна шаблона документа

1. Виберіть команду Відкрити в меню Файл, а потім знайдіть і відкрийте шаблон, що потрібно змінити.

Якщо в діалоговому вікні Відкриття документа немає списку шаблонів, виберіть значення Шаблон документа$ в списку Тип файлів.

2. Зміните будь-які з наявних у шаблоні написів, малюнків, стилів, форматів, макросів, елементів списку автотекста, панелей інструментів, настроювань меню і сполучень клавіш.

3. Натисніть кнопку Зберегти .

Примітка. Внесені в шаблон зміни не впливають на вміст існуючих документів, заснованих на цьому шаблоні. Змінені стилі обновляються при відкритті існуючих документів, тільки якщо встановлений прапорець Автоматично обновляти стилі. Щоб $установити цей прапорець, перед відкриттям існуючих документів виберіть у меню Сервіс команду Шаблони і$ надбудови.

Використання шаблонів, створених попередніми версіями Word

При установці Microsoft Word ім’я папки з колишніми шаблонами змінюється на «Old Office Templates». У цій папці зберігаються шаблони, що поставляються з більш ранніми версіями Word. Якщо в ці шаблони, наприклад шаблон «Сучасний лист» для Word 97, не вносилися зміни, варто користатися новими шаблонами Word 2000.

Якщо деякі із шаблонів минулої версії Word були змінені,$ можна продовжувати ними користатися, однак на твердий диск варто помістити і нові версії цих шаблонів, оскільки майстра Word 2000 можуть працювати тільки із шаблонами Word 2000.

Панелі інструментів, макроси, стилі й елементи списку автотекста, що містяться в шаблонах колишньої версії W$ord, можуть бути скопійовані в шаблони Word 2000. Для цього варто перейменувати старі шаблони, установити нові шаблони, а потім с помощью организатора скопировать перечисленние елементи в новие шаблони.

Макроси із шаблонів колишніх версій Word працюють і в Word 2000. Однак якщо відкрити шаблон Wor$d версії більш ранньої, чим Word 97, і зберегти його у форматі Word 2000, цей шаблон не можна буде використовувати в більш ранніх версіях Word без попереднього перетворення.

Post Comment