1.Краткая историяразвитияделопроизводства.

Определениеделопроизводствапо ГОСТу 16487-83 (названиеГОСТа).

Взаимосвязьвопросовусовершенствован$ияделопроизводствас вопросами развития иусовершенствованияуправления.

Определениеделопроизводствапо ГОСТу 16487-83«Делопроизводствои архивноедело. Терминыи опре$деления»:

Настоящийстандартустанавливаетосновные терминыи определенияпонятий, применяемыев областиделопроизводстваи архивногодела.

Термины, установленныестандартом,обязательныдля примененияв документациивсех видов,учебной и справочнойлитературе.

Делопроизводство– деятельность,охватывающаядокументированиеи организациюработы с документами.

Документ –материальныйо$бъект с информацией,закрепленнойсозданнымчеловекомспособом дляее передачиво времени ипространстве.

С давних времендошли до насразличные видыдокументов,с помощью которыхмы имеем возможностьузнать историю$своей страны,ее героическоепрошлое, особенностибыта своегонарода, правовыеформы и этическиенормы взаимоотношениймежду людьми.

Необходимостьсоздания документоввозникла одновременнос появлениемписьменности.Более того,считают, чтоименно потребностьв созда$нииразличныхдокументов(соглашений,договоров ит.п.) и повлеклаза собой появлениеписьменностикак способаизложенияинформациине только личного,но и государственногозначения. Ужев Vв. до нашейэры древнеримскийплебс требовалвведения четких«писанных»законов. Созданиезафиксированныхна бумаге за$конови правил былотакже главнымтребованиемсредневековыхвосстаний.Когда же появилисьзаконы отделопроизводителятребовалосьабсолютнаяточность формулировоки безукоризненноезнание формыизложения,иначе документтерял силу.

С развитиемписьменностидокументы сталиспособом общенияи передачиинформации.

До конца ХVв.государственныхучрежденийеще не существовало,их функциивыполнялиотдельныедолжностныели$ца или органы,осуществляющиесвою деятельностьили с оченьограниченнымштатом чиновников,или вообще безштата.$ Единаясистема делопроизводстване была востребованасамой системойуправления.

Однако, письменныедокументы,дошедшие донашего времени,доказываютчто, уже в Хв.была культуранаписаниядокументов.Это договорыс Византией911и 945гг.

Документыхранились вцентральныххрамах, в крупныхгородах существовалихранилищадокументов,а местом созданиядокументовстали храмы,посвященныепокровителямцеховых ремесел-рыбаков,торговцевразличнымтоваром. В этиххрамах велисьсудебные делаи книги записи$торговых операций,а хранениедокументовв храмах придавалоюридическуюсилу. Большойюридическойсилой$ обладалицеркви.

С увеличениемчисла создаваемыхдокументов,накопилисьи традиции всфере документирования,что привелок созданиюштата профессиональныхспециалистовв области созданияи обработкидокументов.Этот штат состоялиз псаломщикови дьяков. Такжестали формироватьсяустойчивыеобразцы обращенийи завершенийв документах$,формуляры, т.е.типовые устойчивыеформы отдельныхдокументов,из которыхсоставлялисьсвоеобразныепособия поделопроизводству– «формулярники».Документыскреплялибуллами — свинцовыепечати.

Со временемменялась играфика письменности,первоначальнодокументысоставлялисьуставной манеройписьма, выписываниембукв с прямымиочертаниями.Поз$же использовалсяполуустав,который позволилускорить процессписьма за счетвыносных букви сокращенийотдельных слов. Документ составлялсясплошным текстом,без разделенияна отдельныеслова, а знакомпрепинаниястала использоватьсяточка в концепредложения.

Сформировавшиесяпрактикойтр$адиции постепенностановилисьнормами обычая,закладываяоснову будущейсистемы делопроизводства.

Система государственногоделопроизводстваначала формироватьсяс середины ХVв.Управлениегосударствомсложилось изудельногокняжества, хотя$это нельзя былоназвать государством, это было хозяйствокнязя. Некоторыепоручениявыполнялибояре, приближенныек князю. Всядеятельностьпо вопросамгосударственногоуправленияобъединяласьвысшим правительственнымучреждением- Боярской Думой.Удалось создатьсильную централизованнуюсистему управления.Боярская Думаи приказы выполняливсе важнейшиефункции административногоуправления,поэтому этотпериод называютприказным.

Одн$ако в этотпериод не былоотлаженнойсистемы управления.Для ведения,дела передавалисьопределеннымлицам, или вуправленииучаствовалонескольковедомств, чтоприводило кнеразберихе.

Организациейи ведениемделопроизводствазанималисьдьяки и подьячие,распорядительнаядеятельностьвсецело принадлежалаприказнымсудьям.

В приказной$избе храниласьгосударственнаягородскаяпечать, денежныесуммы и велосьделопроизводство.Приказная избаделилась настолы, о$на представляласобой и канцелярию,и архив. Документыразмещалисьна столах илина скамьях,особо ценныепомещали всундуках-ларях,там же и веласьтекущая работаи прием посетителей.

В делопроизводствеприказовиспользоваласьочень интереснаяформа документа– столбец (столп,столпик), т.е.свиток из подклеенныхдруг к другуузких листовбумаги, вместес этим зарождаласьи начала приме$нятьсятетраднаяформа. По меренеобходимоститетради собиралисьвместе, переплеталисьи составлялиськниги. В книгахвелись списки,финансовые,учетные, регистрационныезаписи и др.

Важным признакомофициальногодоку$ментаявлялся егоформуляр. Этоопределялосьналичием устойчивыхинформационныхэлементовдокумента(реквизитов,языковых формул),расположенныхв определеннойпоследовательности,специфическойдля каждоговида документа.

В документахэтого периода,большинствореквизитовеще не выделялосьиз текста, т.е.обращение,адресат, датадокумента,$обозначениеавтора и др.,содержаниедокументасоставлялсплошной текст.В заключительнойчасти документаобозначаласьдата ее составленияи место, гдеона была написана.

В приказнойпериод постепенносоздаетсясистема делопроизводствацентральныхи местных учреждений,складываетсяштат, создаютсяустойчивыеформы документови приемы ихсоставления.Однако государствоне принималово внимани$еобщие административныеправила, поэтомуне могло ввестисистематическогопорядка в организациюучрежденийи их делопроизводство.

Отсутствиев прежних учрежденияхустановленногозаконом порядка,общих письменныхформ документов,посто$янныхсроков, дляпроизводствадел, правительствовынуждено былоискать новыеформы государственногоустройства.Появляются новые учреждениябюрократическоготипа и регламенты$для них, точноопределяющиесостав, организацию,компетенциюи делопроизводство.

Сенат сталпервым законосовещательныморганом и органомнадзора заправительственнымиучреждениями.В то время всегобыло создано12 коллегий. Каждаяколлегия руководиласьсвоим регламентом.После чегозаконодательнойосновой реформыстал «$ Генеральныйрегламент»,который ввелсистему делопроизводства,которая получилоназвание «коллежское»делопроизводство.

С созданиемГенеральногорегламентаделопроизводствоузаконивается.Делопроизводственнаядеятельностьзакрепляетсяза самостоятельнымподразделением-канцелярией.Были разработанывопросы $о правильномведении регистрациидокументов,что обеспечивалосохранностьдокументов,оперативноеведение справочнойработы, контрольза движениемдокументови их исполнением.Также былиподробно проработанывопросы документированияи движения дел( документооборота).

В коллежскомделопроизводствевозникалобольшое числоновых документов,появились инов$ые названиядокументов,такие как векселя,облигации,реляции, мемории,рапорты, журналы,протоколы,корреспонденция,инструкциии другие.

В это времяпроисходятбольшие измененияв форме документов.Самостоятельнымиэлементамиформулярастановятсядата документаи наименованиедокумента.Появляютсяряд реквизитов,отражающихразличныестадии п$роцессадокументированияили стадииобработкидокументов:подписи, отметкио согласовании,регистрационныеиндексы, отметкао контроле,отметка о направлениив дело и другие.

С увеличениемдокументооборотазначительноподнялся объемписьменнойработы у канцелярскихчиновников,что привелок медлительностиделопроиз$водстваи волоките.

Большое значениедля организацииделопроизводстваимеет установленная«Учреждениемдля управлениягуберний»«иерархиявластей и мест»,определившаяпорядок отношениймежду собойвысших центральныхи местных учреждений.Этот иерархическийпорядок взаимоотношен$ийучрежденийприсутствуетв некоторойстепени и всовременномделопроизводстве.

Начало ХIХвека встретилоновые реформыгосударственногоуправленияи делопроизводства,которая затр$онулаглавным образомверхний уровеньуправления– высшие ицентральныеучрежденияи завершилоформированиесистемы центральныхи местных учреждений.

Новая системауправления– министерская,была основанана созданииминистерствс управляющимиминистрами,что было необходимодля более низкойи оперативнойсистемы управления.

В 1802 году былисозданы первыеминистерства.Комитет мини$стровстало высшимадминистративнымучреждением.

Позже, в 1910 году,был созданГосударственныйСовет – высшеезаконосовещательноеучреждение.Вместе с этимбыла проведенареформа Сената,который ст$ановитсявысшей судебнойинстанцией,выполняющаяфункцию надзораза правительственнымаппаратом.«Общие учреждениемминистерств»принималосьединообразиев системуделопроизводстваминистерств,а именно: созданиедокументов,архивное хранение,формы документов,по которымсовершаетсяделопроизводство,движениемдокументови дел.

Существенныеизменения всистеме управле$нияпотерпели иформы документов.Появляютсябланки учрежденийс угловымрасположениемреквизитов.В состав реквизитовбланка включалисьнаименованиеучреждения,наименованиеструктурныхподразделений,отражающиеместо подразделений– ав$тора в структуреучреждения(департамент,отделение,стол). Такжевключаютсяв состав реквизитовбланка датадокумента,регистрационныйиндекс документа,заголовок ктексту документа.Появляетсяссылка на поступившийдокумент.

Несмотря наглобальныеизменения всистеме управления, жизнь требовалаболее гибкихформ делопроизводстваи его ускорения.Система министерскогоделопроизводстваоставаласьгромоздкойи неповоротливой$,несмотря наиспользованиепишущих машинок.Появлениетелеграфа ителефона воплотилав жизнь новыйвид перепискикак телеграммыи телефонограммы. Это был поистинереволюционныйпереворот вдокументированиидеятельностиучреждений.

Октябрьскаяреволюция 1917года привелак слому старогогосударственногоаппарата, чтокардинальноизменило стр$ой:высшим органомгосударственнойвласти сталВсероссийскийСъезд Советов.Для управлениястраной образованопервое советскоеправительство– Совет НародныхКомиссаров(Совнарком).ОтраслямигосударственногоуправленияпостановлениемСъезд$а былисозданы первые13 народныхкомиссариатов(наркоматов).

Отстранениеот власти бывшихпомещиков,дворян, представителейкупечествабыло закрепленодекретом ВЦИКи СНК РСФСР.Для работы всоветскихучрежденияхбыли привлеченысолдаты, рабочие,не$ имеющиеспециальногообразования,что привелок понижениюуровня документационногообеспеченияуправления.В 1917 году СНКиздает декрет« О порядкеутверждения$и опубликованиизаконов». В1918 году былопринято постановлениеСНК для оформленияадминистративныхдокументов,«О форме бланковгосударственныхучреждений».В этом постановленииперечислялисьобязательныереквизитыбланка документов,что привелок упрощениюи рационализацииделопроизводства.

В 1926 году былсоздан Государственныйинститут техникиуправления(ИТУ) в которомвелись перспективныеразработкипроблем делопроизводства.Проект «О$бщихправил документациии документооборота»был подготовленИТУ и издан1931 году. Предполагалосьввести «Общиеправила» вкачестве типовыхединых для всехучреждений.В этих правилахопределялисьфункции работников,их обязанностии содержаниеработ.

Несмотря наразнообразиявидов и формдокументов,которые вращалисьв советскихучрежденияхоставались$неупорядоченнымипо форме и содержаниюпотоки документации.Поэтому островстала проблемаих унификациии стандартизации.Кабинетомстандартизациибыли разработаныстандартыслужебныхписем, телегр$амм,телефонограмм,протоколов,извещений идр. Такжестандартизировалисьматериалы(бумага, чернила,ленты для пишущихмашин и т.п.),средства ипредметы конторскоготруда.

В 1921 году был$асоздана Государственнаяобщеплановаякомиссия (Госплан),которая занималасьразработкойобщехозяйственногоплана с учетомтекущего развитияотраслей иотдельныхпредприятий.Документыпостепенностановилисьболее упорядоченнымипо структуре,содержаниюпоказателейи по форме.

Конституция1936 года существенноизменила политическуюсистему, иерарх$июи полномочиявысших органоввласти. ВерховныйСовет СССР сталвысшим и единственнымзаконодательныморганом. Установиласьсистема полномочийв издании видовдокументовдля каждойиерархическойструктуры.Новые введенияупростили иупорядочилипроцессыдокументированияв высших органахвласти.

В 1941 году на первоммежотраслевомсовещании пооргтехникебыла выдвинутапрограмма повопросу документационногообеспеченияуправления,но$ этой программеВОВ.

Экономическийупадок и проблемывосстановлениянародногохозяйстваотодвинулина второй планпроблемудокументационногообеспеченияуправления.

В 1960 году состоялосьВсесоюзноесовещание повопросам механизациитруда инженерно-техническихработникови работниковадминистративно-управленческогоаппарата$. Поднятыевопросы вомногом совпадаливопросамимежотраслевогосовещания 1941года.

С 1958 г$ода Главноеархивное управление(ГАУ) при СоветеМинистров СССРстало правомочноконтролироватьпостановкудокументальнойчасти делопроизводстваучреждений,организациии предприятий.

В 1963 году ГАУизданы № Основныеправила постановкидокументальнойчасти д$елопроизводстваи работы архивов,учреждений,организаций,предприятийСССР», которыена протяжениимногих летслужили руководствомдля службдокументациии архивов испособствовалиупорядочениюих деятельности.

В 1965 году быларазработанаединая государственнаясистема делопроизводства(ЕГСД), а в 1973 году« Основныеположения ЕГСД»одобрил ГоскомитетСМ СССР по наукеи технике ибыли использованыв министерствах,в$едомствахи организациях,как положениене имеющееофициальногостатуса. В 1988 годубыла созданановая редакциягосударственнойсистемы документационногообеспеченияуправления(ГСДОУ).

Важным событием70-80-ых годов вделопроизводствестало изданиеГОСТов науправленческиедокументы (ГОСТ6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и$др.), общесоюзныхклассификаторов(ОКУД, ОКПО, ОКОНХи др.) технико-экономическойинформации,унифицированныхсистем документации(УСД) и сериигосударственныхстандартовна эти унифицированныесистемы. Этозначительноулучшило оформлениедокументации,облегчилопроцессы поиска,учета и храненияразнообразнойинф$ормации.

В 1991 году с распадомСССР в республикебыли созданысамостоятельныеструктуры,которые занималисьпроблемаминаучного инормативно-методическогообеспеченияделопроизводственныхслужб. Главноеуправлениепри$ СоветеМинистров БССРбыло преобразованов Комитет поархивам иделопроизводствув РеспубликеБеларусь.

Белорусскимгосударственныминститутомстандартизациии сертификации(БелГИСС) в 1995 годубыл утверждени введен в действиестандарт БеларусиСТБ 6.10$.1-95 «Унифицированныесистемы документацииРеспубликиБеларусь. Основныеположения».В 1996 году былвведен в действиеСТБ 6.38-95 «Унифицированныесистемы документацииРеспубликиБеларусь. Системаорганизационно-распорядительнойдокументации.Требованияк оформлениюдокументов»,который былразработанБелорусскимнаучно-исследовательскиминститутомдокументоведенияи архивногодела.

Современноебелорусскоеделопроизводствонаходится настадии развития.С ростом развитияи усо$вершенствованияделопроизводствав системе управления,усовершенствовалосьи само управление,и развитиетехнологииуправлениягосударственногоаппарата.Стремительныйрост в усовершенствованииделопроизводствапривело к снижениюизлишних документов,к с$нижениюобъемов информации,снижение затраттруда на всевиды работ сдокументацией,повысиласьоперативность,надежность,экономичностьи организацияуправленческоготруда, культураработы аппарата,возможностьиспользованияв будущем информации,зафиксированнойв документах.

$

2. ОпределениеУСОРД по ГОСТ6.10.1 –88 ( названиеГОСТа).

Основаниядля разработкиУСОРД, ее основнаяцель. Порядокпримененияи ведения УСОРД.

ОпределениеУСОРД по ГОСТ6.10.1 –88 « Унифицирова$ннаясистема документации,используемыев АСУ. Основныеположения»

УСОРД – унифицированнаясистемаорганизационно-распорядительнойдокументации.

АСУ – автоматизированнаясистема управления.

Для повышенияэффективностипроизводства,в целях сокращенияколичестваприменяемых$в деятельностиучреждений,организацийи предприятийдокументов,типизации ихформы, снижениетрудовых временныхи материальныхзатрат на ихподготовкуи обработку,достиженияинформационнойсовместимостиавтоматизированныхбез данных внародном хозяйствепроводятсяработы по унификациидокумента$ции(УСД) – совокупностьвзаимоувязанныхунифицированныхформ документов,обеспечивающихдокументированноепредставлениеданных в определенныхвидах хозяйственнойдеятельности,средств ихведения, нормативныхи методическихма$териаловпо их разработкеи применению.В основе созданияУСД лежит методунификации– установлениеединообразиясостава и формуправленческихфункций и задач.Одновременноразрабатываютсяклассификаторытехнико-экономическойи социальнойинформации,обеспечивающиеинтегрированнуюавтоматизированнуюобработкуданных, содержащихсяв УСД. Унификацияуправленческихдокументовповышает уровеньи производительностьуправленческоготруда.

Основные принципыи основаниядля разработкиУСОР$Д являются:

• Создание общей модели построения документов.$ Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

• Един$ообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокр$ащений.

• Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических сред$ств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления,$ единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

• Информа$тивность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся:$ подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

• Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

• Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам н$еобходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

• Сопряже$ние с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить$ необходимые изменения в эти классификаторы.

• Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления о$птимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная цельунификацииуправленческойдокументации– созданиесистемы документов,внедрениекоторой дастзначительныйэкономич$ескийэффект в народномхозяйстве.Использованиетаких документовспособствуютросту творческихэлементов вуправленческомтруде, повышениюего культуры.Сокращаютсяоперации, требующиеручногомалоквалифицированноготруда, сокращаетсявремя на составлениеи изготовлениедокументов,снижаетсяколичествооши$бок в документах,повышаетсяинформационнаяценность документов,что облегчаетих поиск.

БАРАНОВИЧСКИЙ НЕГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИКО-ЮРИДИЧЕСКИЙТЕХНИКУМ

КОНТРОЛЬНАЯРАБОТА

по предмету«Организацияделопроизводства»

Вариант№7

Работувыполнилаучащаяся

Iкурса за$очногоотделения

специальность«Правоведение»

группа002

МицкевичАлина Арнольдовна

г. Барановичи,ул. Парковая,д.39, кв.29

тел.(0163) 40-97-54

Работу$проверил

А.В. Малышко

Барановичи2000

Л И Т Е РА Т У Р А

1. ГОСТ 6.10.1-80 «Унифицированне системы документации, используемые в АСУ. Основные положения»

2. Секрктарское дело: Учебное пособие для проф.-техн. Учебн. Завед$ений. Мн.: РИПО, 1999

3. «Архивы и делопроизводство» научно-практический иллюстрированный журнал $№1(7), 2000

4. «Архивы и делопроизводство» научно-практический иллюстрированный журнал №2(8), 2000

5. Давыдова Э.М., Левчик П.А., Рыбаков А.Е., Терехов А.С. Альбом форм организационно-распорядительных документов.- Мн.: БелНИИДАД, 1998 – 144 с.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000 – 288 с. – ( Серия «Высшее образован$ие»)

7. Кокорев В.И. Унификация документов управления. – М.: Экономика, 1989. – 184 с.

8. Кудряев В.А Организация работы с документ$ами: учебник – М.: ИНФРА-М, 1998 – 575с.

9. Паневчик В.В Делопроизводство.- Мн.: Высш. шк., 2000. – 263 с.: ил.

10. Саков А.А. Унификация управленческой документации и общесоюзные классификаторы. – М.: Экономика, 1982. – 168 с.

11. Славинская О.В. Секретарское дело: Учебное пособие, — Мн. РИПО, 1999 – 222с.